Données personnelles et mentions légales

Site de l’Amicale du Personnel Investi, association des personnels du CREPS Centre-Val de Loire.

Éditeur

Amicale du Personnel Investi, association des personnels du CREPS Centre-Val de Loire.
Adresse : CREPS Centre-Val de Loire, 48 avenue du Maréchal-Juin, 18000 Bourges
Directeur ou directrice de la publication : le président ou la présidente de l’amicale.
Contact : api.creps@creps-cvl.fr

Hébergement

Le site est hébergé sur les serveurs du CREPS Centre-Val de Loire, dans ses propres locaux.

Objet du site

Présenter l’amicale et ses animations, permettre aux personnels de s’inscrire, de participer aux cagnottes, de voter, de commander à la boutique et d’adhérer ; permettre au bureau de tenir les adhésions et la comptabilité. La vitrine est ouverte à tous ; l’espace du bureau est réservé à ses membres.

Données personnelles

• Responsable du traitement : l’Amicale du Personnel Investi, représentée par son président ou sa présidente.
• Finalités : gérer les adhésions et les cotisations, organiser les animations et les inscriptions, collecter les cagnottes, organiser les votes, gérer la boutique, tenir la comptabilité de l’association, informer les adhérents des animations à venir, publier les photos des animations.
• Base légale :
  • l’adhésion à l’association (article 6.1.b du RGPD) pour le fichier des adhérents, les cotisations, les inscriptions, les commandes et la lettre des animations ;
  • votre consentement (article 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment, pour les photos, l’anniversaire, la date d’arrivée au CREPS et les mots laissés sur les cagnottes ;
  • une obligation légale (article 6.1.c) pour la comptabilité et ses justificatifs.
• Données enregistrées, et durée de conservation :
  • Fichier des adhérents : nom, prénom, adresse mail, statut, service et, si vous le souhaitez, jour et mois d’anniversaire (sans l’année) et date d’arrivée. La fiche d’un ancien adhérent est supprimée automatiquement 3 ans après sa dernière cotisation. Une demande d’adhésion faite en ligne et jamais validée est supprimée au bout de 12 mois.
  • Inscriptions aux animations : nom, adresse mail, nombre de personnes, message. Supprimées automatiquement 12 mois après l’animation.
  • Participations aux cagnottes : prénom, montant, mot. Le mot et le prénom sont affichés sur la page de la cagnotte et sur la carte remise à la personne fêtée, après validation par le bureau ; si vous choisissez de rester anonyme, votre prénom n’y apparaît pas et n’est connu que du bureau (trésorerie). Le montant n’est jamais affiché. Supprimées automatiquement 12 mois après la clôture de la cagnotte.
  • Votes : votre choix est enregistré sans aucun lien avec vous. Pour un vote réservé aux adhérents, seule une empreinte chiffrée de votre adresse est gardée, pour éviter les doubles votes ; elle est supprimée dès la fermeture du vote, ou 12 mois après sa date de clôture.
  • Commandes de la boutique : nom, adresse mail, article, choix, quantité, message. Supprimées automatiquement 12 mois après la commande, une fois l’article remis.
  • Comptabilité : opérations (avec le nom de la personne qui paie ou qui est payée), relevés bancaires et justificatifs. Conservée 10 ans, durée de conservation des pièces comptables, puis supprimée automatiquement.
  • Photos des animations : publiées dans les albums de la vitrine avec l’autorisation de droit à l’image des personnes reconnaissables. Elles n’ont pas de durée de conservation fixée : elles restent la mémoire de l’amicale et sont retirées dès que vous le demandez. Chaque photo est réenregistrée par le site, ce qui efface ses métadonnées, dont la position GPS.
• Ce qui n’est pas enregistré : aucun mot de passe (le bureau se connecte avec Microsoft 365) ; aucune donnée de carte bancaire (le paiement en ligne se fait sur HelloAsso) ; le site n’écrit pas votre adresse IP dans ses journaux (elle n’est gardée que quelques minutes en mémoire, contre les envois abusifs).
• Cookie : un seul cookie, strictement nécessaire : il protège les formulaires et garde la connexion du bureau. Il expire au bout de 12 heures. Aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité.
• Destinataires : les membres du bureau de l’amicale, connectés par leur compte Microsoft 365, et le vérificateur aux comptes pour la comptabilité. Les données ne sont ni vendues ni transmises.
• Prestataires :
  • Microsoft (messagerie et connexion du CREPS) : connexion du bureau, et envoi des mails de l’amicale depuis api.creps-envoie@creps-cvl.fr : le récapitulatif de votre inscription, de votre demande d’adhésion ou de votre commande, puis de leur validation ; l’avis au bureau d’une demande d’adhésion ou d’une commande ; la lettre des animations envoyée aux adhérents en copie cachée ;
  • HelloAsso, si vous choisissez de payer en ligne : vous quittez alors le site, et HelloAsso traite votre paiement sous sa propre responsabilité.
  Aucun autre service extérieur n’est appelé : polices, icônes et scripts sont hébergés par le site.

Vos droits

Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, et du droit de retirer votre consentement à tout moment (retrait d’une photo, de votre anniversaire…). Pour les exercer, écrivez au bureau : api.creps@creps-cvl.fr.

Pour une question sur l’hébergement par le CREPS, vous pouvez aussi écrire à son délégué à la protection des données : dpd@creps-cvl.fr. Vous pouvez enfin adresser une réclamation à la CNIL.